4 Tahap Proses Manajemen Risiko

4 Tahap Proses Manajemen Risiko

Manajemen risiko adalah praktik bisnis yang penting untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, melacak, dan meningkatkan proses mitigasi risiko di lingkungan bisnis. Manajemen risiko dipraktekkan oleh bisnis dari semua ukuran; usaha kecil menerapkannya secara informal, sementara perusahaan besar menyusunnya.

Sebagian besar organisasi memang menghadapi berbagai macam risiko. Contohnya, serangan dunia maya, pelanggaran data, gangguan operasional, kegagalan sistem, krisis ekonomi atau politik, dan bencana alam. Dengan proses manajemen risiko yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi risiko mana yang merupakan ancaman terbesar, dan kemudian menerapkan tindakan terbaik untuk risiko tersebut pada tingkat yang dapat diterima.

Ilustrasi Gambar 4 Tahap Proses Manajemen Risiko

Proses Manajemen Risiko

Proses Manajemen Risiko adalah metode yang didefinisikan dengan jelas untuk memahami risiko dan peluang apa yang ada, bagaimana risiko dapat mempengaruhi sebuah proyek atau organisasi, dan cara untuk meresponsnya.

4 langkah penting dalam Proses Manajemen Risiko:

1. Identifikasi risiko
2. Penilaian risiko
3. Pengelolaan risiko
4. Pemantauan dan pelaporan risiko

Langkah 1: Identifikasi Risiko

Langkah pertama dalam proses manajemen risiko adalah mengidentifikasi semua peristiwa yang dapat berdampak negatif (risiko) atau positif (peluang) terhadap tujuan proyek:

• Tenggang waktu proyek
• Lintasan keuangan proyek
• Ruang lingkup proyek

Peristiwa-peristiwa ini dapat dicantumkan dalam matriks risiko dan kemudian direkam dalam daftar risiko.

Karakteristik risiko (atau peluang) meliputi deskripsi, penyebab dan konsekuensinya, penilaian kualitatif, penilaian kuantitatif, dan rencana mitigasi. Risiko juga dapat ditandai dengan orang yang bertanggung jawab atas tindakan yang diambil. Masing-masing karakteristik ini diperlukan agar risiko (atau peluang) menjadi valid.

Agar dapat dikelola secara efektif, Risiko dan Peluang (R&P) yang diidentifikasi harus sespesifik dan setepat mungkin. Judul risiko atau peluang harus ringkas, jelas, dan didefinisikan dengan jelas.

Semua anggota proyek bisa dan harus mengidentifikasi R&P yang isinya merupakan tanggung jawab Pemilik Risiko (risk owner). Pemilik Risiko adalah orang yang diberi amanah dan tanggung jawab untuk menuntaskan suatu pekerjaan. Manajer Risiko bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses formal untuk mengidentifikasi risiko dan mengembangkan rencana respons dilakukan melalui pertukaran dengan pemilik risiko.

Di bawah ini adalah contoh cara untuk membantu mengidentifikasi R&O:

• Analisis dokumentasi yang ada
• Wawancara dengan para ahli
• Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk brainstorming
• Menggunakan pendekatan metodologi standar – seperti Failure Modes, Effects and Criticality Analysis (FMECA), dan sebagainya
• Mempertimbangkan pelajaran yang dipetik dari R&P yang ditemui dalam proyek sebelumnya
• Menggunakan checklist atau kuesioner yang telah ditetapkan sebelumnya yang mencakup berbagai bidang proyek (Risk Breakdown Structure atau RBS).

Langkah 2: Penilaian Risiko

Ada dua jenis penilaian risiko dan peluang: kualitatif dan kuantitatif. Penilaian kualitatif menganalisis tingkat kekritisan berdasarkan probabilitas dan dampak peristiwa. Penilaian kuantitatif menganalisis dampak keuangan atau manfaat dari peristiwa tersebut. Keduanya diperlukan untuk evaluasi risiko dan peluang yang komprehensif.

Penilaian Kualitatif

Pemilik Risiko dan Manajer Risiko memberi peringkat dan memprioritaskan setiap risiko dan peluang yang teridentifikasi berdasarkan probabilitas kejadian dan keparahan dampak, sesuai dengan skala kekritisan proyek.

Mengevaluasi probabilitas kejadian (P):

Probabilitas kejadian sebisa mungkin ditentukan berdasarkan pengalaman, kemajuan proyek, atau dengan berbicara dengan ahli risiko, dan berada pada skala 1 hingga 99%.

Misalnya, risiko bahwa: “ketidakmampuan pemasok X untuk melakukan studi tentang modifikasi Y pada akhir tahun 2025” memiliki kemungkinan sebesar 50%. Ini dapat ditentukan dari umpan balik dan analisis beban kerja pemasok.

Mengevaluasi keparahan dampak (I):

Untuk menilai dampak secara keseluruhan, penting untuk memperkirakan tingkat keparahan dari masing-masing dampak yang ditetapkan pada tingkat proyek. Sebuah skala digunakan untuk mengklasifikasikan berbagai dampak dan tingkat keparahannya. Hal ini memastikan bahwa penilaian risiko dan peluang distandarisasi dan dapat diandalkan.

Tingkat kekritisan suatu risiko atau peluang diperoleh dengan persamaan: Kekritisan = P x I

Tujuan penilaian kualitatif adalah untuk memastikan bahwa tim manajemen risiko memprioritaskan respons atas item-item yang penting terlebih dahulu.

Penilaian Kuantitatif

Di sebagian besar proyek, tujuan penilaian kuantitatif adalah untuk menetapkan evaluasi finansial atas dampak risiko atau manfaat peluang, jika hal itu terjadi. Langkah ini dilakukan oleh Pemilik Risiko, Manajer Risiko (dengan dukungan dari mereka yang bertanggung jawab atas perkiraan dan angka), atau pengontrol manajemen tergantung pada pengaturan organisasi di perusahaan. Penilaian ini mewakili potensi biaya tambahan (atau potensi keuntungan jika kita berbicara tentang peluang) yang tidak diantisipasi dalam anggaran proyek.

Untuk itu, diperlukan:

• Untuk mengevaluasi biaya tambahan yang dikeluarkan dengan meninjau keuangan:
  • Jam subkontrak
  • Pekerjaan tambahan yang harus dilakukan
  • Amandemen dan/atau klaim yang dibuat untuk kontrak
  • Dan sebagainya.

• Untuk menghitung biaya konsekuensi peristiwa yang tidak diinginkan dengan menambahkan nilai-nilai ini

Langkah ini memungkinkan perusahaan untuk memperkirakan kebutuhan anggaran tambahan untuk risiko dan peluang proyek.

Langkah 3: Pengelolaan Risiko

Untuk menangani risiko, pertama-tama Anda harus mengidentifikasi strategi organisasi dengan mengembangkan rencana penanganan. Tujuan dari rencana penanganan risiko adalah untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko (tindakan pencegahan) dan/atau untuk mengurangi dampak risiko (tindakan mitigasi). Untuk peluang, tujuan dari rencana pengelolaan adalah untuk meningkatkan kemungkinan terjadinya peluang dan/atau untuk meningkatkan manfaatnya. Bergantung pada sifat risiko atau peluang, strategi respons ditentukan untuk proyek tersebut. Berikut 7 strategi yang dapat Anda lakukan:

Ilustrasi Gambar 7 Strategi untuk Merespons Risiko.

7 Strategi untuk Merespons Risiko

• Terima: Jangan mengambil tindakan apa pun tetapi terus pantau.
• Mitigasi/Tingkatkan: Mengurangi (untuk risiko) atau meningkatkan (untuk peluang) kemungkinan terjadinya serta keparahan dampak.
• Transfer/Bagikan: Mentransfer tanggung jawab risiko kepada pihak ketiga yang akan menanggung konsekuensi masalah (berbagi manfaat dari peluang yang terwujud).
• Hindari/Eksploitasi: Sepenuhnya menghilangkan ketidakpastian atau memanfaatkan peluang.

Memantau kemajuan rencana pengelolaan adalah tanggung jawab pemilik risiko. Mereka harus melapor secara teratur kepada manajer risiko, yang harus selalu memperbarui daftar risiko.

Catatan: Biaya rencana mitigasi risiko harus diintegrasikan ke dalam anggaran proyek.

Saat menentukan rencana pengelolaan:

• Setiap tindakan dimulai dengan kata kerja tindakan dan memiliki tujuan yang jelas.
• Setiap tindakan memiliki pelaku dan tenggat waktu.
• Tindakan yang dapat menghasilkan biaya harus dilacak dan dipertimbangkan dalam proyek.
• Misalnya: untuk mengurangi risiko mobil mogok, rencana pengelolaanya adalah dengan menservisnya setiap tahun di bengkel.

Kapan risiko menjadi masalah?

Ada kemungkinan bahwa, terlepas dari tindakan yang dilakukan untuk memitigasi atau mencegahnya, probabilitas risiko dapat meningkat dan mencapai 100%. Setelah risiko terkonfirmasi, kita tidak lagi menyebutnya sebagai risiko tetapi sebagai masalah. Manajer Risiko kemudian harus memberitahu berbagai pemangku kepentingan proyek yang akan menyampaikan bahwa risiko telah menjadi masalah dan mentransfernya ke log masalah.

Langkah 4: Pemantauan dan Pelaporan Risiko

Risiko dan peluang serta rencana pengelolaannya perlu dipantau dan dilaporkan. Frekuensi ini tergantung pada kekritisan risiko atau peluang. Mengembangkan struktur pemantauan dan pelaporan akan memastikan adanya forum yang tepat untuk eskalasi, dan respons risiko yang tepat akan ditindaklanjuti.

Jika Anda tertarik untuk melatih kemampuan Anda dalam perencanaan dan penerapan manajemen risiko, berikut ini adalah beberapa training yang kami tawarkan =>

Aktivitas Manajemen Risiko

Manajemen Risiko Tingkat Lanjut Dalam Investasi

Manajemen Resiko Perbankan Syariah

Standar Internasional Manajemen Risiko

Referensi

The risk management process: 4 essential steps. https://www.migso-pcubed.com/blog/risk-management/four-step-risk-management-process/#:~:text=The%204%20essential%20steps%20of,and%20Report%20on%20the%20risk.

Image by <a href=”https://www.freepik.com/free-vector/risk-management-concept-illustration_16790482.htm#query=risk%20management&position=0&from_view=search&track=ais”>Image by storyset</a> on Freepik